Arbeitszeiterfassung 2026: Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer jetzt wissen müssen

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber in Deutschland sind bereits jetzt verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Dennoch ignorieren viele Unternehmen diese Pflicht, oft aus Unwissenheit, manchmal bewusst. Dabei drohen empfindliche Bußgelder und erhebliche arbeitsrechtliche Konsequenzen.

Was bedeutet die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet Arbeitgeber dazu, Beginn, Ende und Dauer der täglich geleisteten Arbeitszeit zu dokumentieren. Dies gilt für alle Beschäftigten – unabhängig davon, ob sie im Büro, im Homeoffice oder auf einer Baustelle tätig sind. Auch Teilzeitkräfte und Minijobber fallen unter diese Pflicht.

Zweck der Regelung ist es, die Einhaltung der gesetzlichen Höchstarbeitszeiten, der Pausenregelungen und der Ruhezeiten sicherzustellen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sieht vor, dass die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten soll – mit bestimmten Ausnahmen auf maximal zehn Stunden. Ohne systematische Zeiterfassung lässt sich die Einhaltung dieser Vorgaben schlicht nicht überprüfen.

Das BAG-Urteil von 2022: Was Arbeitgeber bereits heute leisten müssen

Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) klargestellt, dass aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) eine generelle Pflicht der Arbeitgeber zur Arbeitszeiterfassung folgt. Diese Pflicht besteht bereits heute – und zwar unabhängig davon, ob ein eigenes Arbeitszeiterfassungsgesetz in Kraft getreten ist oder nicht.

Das BAG stellte klar: Arbeitgeber müssen ein System einführen, mit dem die von den Beschäftigten geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann. Dieses System muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein, es muss manipulationssicher sein und die tatsächlich geleistete Arbeitszeit widerspiegeln.

EuGH-Urteil als Ausgangspunkt

Grundlage für das BAG-Urteil war das vielbeachtete EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019 (Az. C-55/18). Der Europäische Gerichtshof hatte entschieden, dass die EU-Arbeitszeitrichtlinie die Mitgliedstaaten verpflichtet, Arbeitgeber zur Einführung eines Zeiterfassungssystems zu verpflichten. Das BAG hat diese europäische Vorgabe auf das deutsche Arbeitsschutzrecht übertragen und damit die Pflicht im deutschen Recht verankert.

Der Stand der Gesetzgebung: Das Arbeitszeiterfassungsgesetz kommt – aber wann?

Die Politik hat auf das BAG-Urteil reagiert, wenn auch zunächst zögerlich. Ein erster Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums aus dem Frühjahr 2023 sah eine gesetzliche Konkretisierung der Pflicht zur Arbeitszeiterfassung vor. Mit dem Ende der Ampel-Koalition landete dieser Entwurf vorerst in der Schublade.

Die neue Bundesregierung greift das Thema 2026 erneut auf: Im Rahmen einer geplanten Arbeitszeitreform soll die elektronische Zeiterfassung als Standard gesetzlich verankert werden. Gleichzeitig soll mehr Flexibilität ermöglicht werden: Statt der bisherigen Tageshöchstarbeitszeit soll, jedenfalls im Rahmen von Tarifverträgen, eine wöchentliche Betrachtungsweise möglich werden. Damit eröffnen sich neue Spielräume für Arbeitgeber und Tarifvertragsparteien.

Welche Anforderungen muss ein Zeiterfassungssystem erfüllen?

Nach dem derzeitigen Stand der Rechtsprechung muss das Zeiterfassungssystem bestimmte Mindestanforderungen erfüllen:

• Objektivität: Das System muss die tatsächlich geleistete Arbeitszeit, einschließlich Überstunden, korrekt abbilden.

• Zuverlässigkeit: Manipulationen durch den Arbeitgeber oder Beschäftigte müssen ausgeschlossen sein.

• Zugänglichkeit: Arbeitnehmer müssen ihre erfassten Zeiten jederzeit einsehen können.

• Dokumentation: Die Aufzeichnungen müssen für Kontrollen durch die zuständigen Arbeitsschutzbehörden verfügbar und nachvollziehbar sein.

In welcher Form die Erfassung zu erfolgen hat, ist bislang nicht abschließend geregelt. Digitale Systeme, Apps oder auch Papierformulare kommen grundsätzlich in Betracht, sofern die genannten Anforderungen erfüllt sind. Die geplante Arbeitszeitreform wird voraussichtlich die elektronische Erfassung als Regelfall vorschreiben.

Was droht bei Verstößen? Bußgelder bis zu 30.000 Euro

Die Folgen fehlender oder lückenhafter Arbeitszeiterfassung sind erheblich. Bereits nach geltendem Recht können Verstöße gegen bestehende Dokumentationspflichten, etwa nach § 17 des Mindestlohngesetzes (MiLoG) für Mindestlohnbeschäftigungen, mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Kommt ein eigenes Arbeitszeiterfassungsgesetz, sind vergleichbare oder noch höhere Sanktionen zu erwarten.

Hinzu kommt das erhebliche Risiko arbeitsrechtlicher Streitigkeiten: Arbeitnehmer können geleistete Überstunden vor dem Arbeitsgericht einklagen. Fehlt ein lückenloses Zeiterfassungssystem, haben Arbeitgeber in solchen Prozessen häufig das Nachsehen, denn ein fehlendes System kann als Beweisvereitelung gewertet werden und die Beweislast faktisch zuungunsten des Arbeitgebers verschieben.

Was Arbeitnehmer über ihre Zeiterfassung wissen sollten

Auch für Arbeitnehmer ist das Thema von zentraler Bedeutung. Erfasste Arbeitszeiten sind der beste Nachweis für geleistete Überstunden und damit die Grundlage für entsprechende Vergütungsansprüche. Wer regelmäßig mehr arbeitet als vertraglich vereinbart, sollte darauf bestehen, dass diese Mehrarbeit systematisch dokumentiert wird.

Verweigert der Arbeitgeber eine korrekte Zeiterfassung oder werden vorhandene Systeme manipuliert, können betroffene Arbeitnehmer die zuständige Arbeitsschutzbehörde einschalten oder rechtliche Schritte einleiten. Auch die Einschaltung des Betriebsrats ist ein sinnvoller erster Schritt: Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle, dazu gehören auch Zeiterfassungssysteme.

Die geplante Reform: Wochenarbeitszeit statt Tageshöchstarbeitszeit

Eine der bedeutsamsten Neuerungen der geplanten Arbeitszeitreform betrifft die Umgestaltung der Arbeitszeitgrenzen. Bislang gilt grundsätzlich eine tägliche Höchstarbeitszeit von acht Stunden, die in Ausnahmefällen auf zehn Stunden verlängert werden kann. Künftig soll, jedenfalls im Rahmen von Tarifverträgen, eine wöchentliche Höchstarbeitszeit als Bezugsgröße möglich werden.

Dies würde ermöglichen, an einzelnen Tagen länger zu arbeiten, sofern an anderen Tagen entsprechend kürzer gearbeitet wird. Für Arbeitnehmer bedeutet das einerseits mehr Flexibilität, andererseits aber auch ein erhöhtes Risiko, dass Überarbeit durch eine geschickte Wochenplanung kaschiert wird. Eine lückenlose Zeiterfassung wird in diesem Kontext noch wichtiger, um die eigenen Interessen zu wahren.

Unser Rat: Jetzt handeln – nicht auf das Gesetz warten

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits, das hat das BAG unmissverständlich klargestellt. Unternehmen, die noch kein System implementiert haben, sollten jetzt handeln, um rechtliche Risiken zu minimieren. Das Abwarten auf ein kommendes Gesetz ist keine Strategie: Die Ordnungswidrigkeiten- und Haftungsrisiken sind real und heute schon wirksam.

Haben Sie Fragen zur Arbeitszeiterfassung, zu Überstundenansprüchen oder zur rechtssicheren Umsetzung in Ihrem Unternehmen? RA Roman Philipp Tabeau, Rechtsanwalt in Berlin-Zehlendorf, berät Sie kompetent und individuell – sowohl als Arbeitnehmer als auch als Arbeitgeber. Rufen Sie uns an unter 030 8238020 oder schreiben Sie uns an ra-zehlendorf@outlook.de. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.